Wissen auf Abruf: Wie Emons Spedition tausende Seiten Regelwerk in Sekunden zugänglich macht.
Die Emons Spedition setzt auf KI-Automatisierung im Wissensmanagement, damit Mitarbeiter regulatorische und operative Informationen in Sekunden finden, Fehler bei Gefahrgutvorschriften sinken und das Netzwerk mit einheitlichem Wissensstand arbeitet.
„Mit octonomy haben unsere Mitarbeiter in Sekunden Zugriff auf Informationen, für die sie vorher wertvolle Minuten gesucht haben. Das beschleunigt Prozesse spürbar.“
Tilo Hergarten
Managing Director | Emons | DIGITAL GmbH
- Über Emons Spedition
- Auf einen Blick
- Herausforderung: Wachstum und Komplexität im Wissensmanagement
- Ziele: Wissen verfügbar machen, ohne Qualität zu riskieren
- Lösung: Internes Expertensystem statt Dokumentensuche
- Umsetzung: Vom Kick-off zum Go-Live in 3 Wochen
- Sie wollen den technischen Service automatisieren, ohne Kompromisse bei der Sicherheit?
Über Emons Spedition
Die Emons Spedition ist ein international tätiges Logistikunternehmen mit Sitz in Köln. Seit 1928 bietet das familiengeführte, mittelständische Unternehmen umfassende Transport- und Logistikdienstleistungen über Straße, Schiene, Luft und See. Tausende Mitarbeiter in zahlreichen Depots deutschlandweit arbeiten täglich mit einem der komplexesten Regelwerke der Branche: über 20 operative Handbücher zu Gefahrgut, Prozessen, Spedition und mehr.
Auf einen Blick
Ausgangslage
Mit einem wachsenden Netzwerk an Depots, einer international aufgestellten Belegschaft und steigender regulatorischer Komplexität wächst der Druck auf jeden einzelnen Mitarbeiter: Die richtigen Informationen müssen schnell, vollständig und fehlerfrei verfügbar sein. Gleichzeitig verteilt sich das relevante Wissen über mehr als 20 Handbücher mit tausenden Seiten Regelwerk.
Was Emons gemacht hat
Emons erweitert das interne Wissensmanagement um die octonomy KI-Expertenlösung. Der KI-Agent versteht Fragen in natürlicher Sprache, ruft Informationen aus allen angebundenen Handbüchern ab, führt Wissen aus mehreren Quellen zusammen und liefert Antworten mit Kapitel- und Quellenangabe in Sekunden. Direkt im Intranet, in der Tonalität und CI von Emons.
Ergebnis
95%+ Antwortqualität, verifiziert durch Ground-Truth-Testing. Go-Live in 3 Wochen. Weniger Fehler bei Gefahrgutregelungen, schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter, einheitlicher Wissensstand im gesamten Netzwerk.
Herausforderung: Wachstum und Komplexität im Wissensmanagement
Logistik im Mittelstand bedeutet: viele Vorschriften, viele Sonderfälle, viele Handbücher. Bei Emons umfasst das operative Regelwerk unter anderem das Speditionshandbuch, das Fahrerhandbuch, das Gefahrguthandbuch, Prozessmanagement- und Packmittelhandbücher sowie ESG- und Compliance-Dokumente. Tausende Seiten, die täglich relevant sind und regelmäßig aktualisiert werden.
Das Kernproblem ist strukturell. Wenn ein Mitarbeiter wissen möchte, welche Höchstmenge für eine bestimmte UN-Nummer gilt, muss er zunächst das richtige Handbuch identifizieren, die korrekte Tabelle finden, sicherstellen, die aktuelle Version zu verwenden, und dann die Information korrekt interpretieren. Das dauert bis zu 15 Minuten pro Anfrage, ist fehleranfällig und funktioniert besonders schlecht, wenn die Antwort über mehrere Handbücher verteilt ist. Wer etwa wissen will, wie mit beschädigtem Gefahrgut umzugehen ist, muss sowohl das Gefahrguthandbuch als auch das Fahrerhandbuch kennen und gezielt konsultieren. Wer eines davon übersieht, riskiert eine unvollständige und im Zweifel sicherheitskritische Antwort.
Hinzu kommt eine weitere Dimension: Die internationale Belegschaft von Emons spricht viele Sprachen. Informationen, die nur auf Deutsch verfügbar sind, erreichen nicht alle Mitarbeiter gleich gut.
Klassische Dokumentenablagen und PDFs lösen diese Probleme nicht. Sie bieten keine Kontextualisierung, keine sprachübergreifende Suche und keine Zusammenführung von Wissen aus mehreren Quellen. Genau diese Lücke war der Ausgangspunkt: Wissen schnell, vollständig und verlässlich zugänglich machen, ohne Präzision und Compliance zu gefährden.
Ziele: Wissen verfügbar machen, ohne Qualität zu riskieren
Emons hat den Fokus auf drei klare Ziele gelegt.
- Entlastung im Tagesgeschäft. Mitarbeiter sollen keine wertvolle Arbeitszeit damit verbringen, in langen PDFs nach Regelungen zu suchen. Routinefragen zu Gefahrgut, Prozessen und Sendungsvorschriften sollen sofort und zuverlässig beantwortet werden.
- Regulatorische Präzision. Gerade bei Gefahrgutvorschriften mit UN-Nummern, ADR-Klassen und Mengengrenzen sind Fehler keine Option. Antworten müssen nachvollziehbar, quellenbasiert und fehlerfrei sein.
- Einheitlicher Wissensstand im Netzwerk. Ob ein Mitarbeiter in Köln, in einem Regionaldepot oder in einem internationalen Team arbeitet: Alle sollen denselben Zugang zu denselben Informationen haben, in ihrer jeweiligen Sprache.
Lösung: Internes Expertensystem statt Dokumentensuche
octonomy arbeitet als internes Expertensystem: kein klassischer Chatbot, der auf vordefinierten Antworten basiert, sondern ein KI-Agent, der über 20 operative Handbücher aus SharePoint versteht, Zusammenhänge zwischen Dokumenten erkennt und Antworten mit präziser Kapitel- und Versionsnummer liefert.
Ein KI-gestützter Chat-Agent, der als digitaler Experte für alle operativen Handbücher und Vorschriften von Emons fungiert – direkt im Intranet verfügbar, sicher und zuverlässig.
20+ Handbücher
(Sharepoint)
Gefahrgut-
Regulationen
Prozess-
Beschreibungen
Intranet
Chat Widget
~100 Sprachen
(DE/EN primär)
SIE-Form im
Emons CI
Das System denkt in Zusammenhängen. Wenn ein Mitarbeiter fragt, wie mit beschädigtem Gefahrgut umzugehen ist, zieht der Agent die relevanten Passagen aus dem Gefahrguthandbuch (Transportverbot bei beschädigten Verpackungen, Kontrolle gemäß Abschnitt 5.1) und dem Fahrerhandbuch (Disposition sofort kontaktieren, keine Weiterfahrt ohne Rücksprache) zusammen und liefert eine vollständige, handlungsrelevante Antwort in einem einzigen Schritt.
Dasselbe gilt für komplexe Kundenanfragen. Als ein weltweit führender Getränke- und Lebensmittelkonzern einen Sustainability-Fragebogen mit 36 Detailfragen zu Scope 1-3, GHG-Footprint, E-Fahrzeugen, Biofuels und Zertifizierungen einreichte, hätte die Beantwortung ohne das Expertensystem Wochen der abteilungsübergreifenden Recherche erfordert. Mit octonomy wurden alle 36 Fragen strukturiert und konsistent in Sekunden beantwortet.
Wichtig für den Arbeitsalltag bei Emons:
- Regulatorische Präzision: UN-Nummern, ADR-Klassen und Mengengrenzen werden korrekt aus den Originaldokumenten beantwortet, inklusive Versionsnummer der Quelle. Eine manuelle Tabellensuche, die bis zu 15 Minuten dauerte, dauert mit octonomy Sekunden.
- Quellenübergreifendes Wissen: Antworten, deren Inhalt über mehrere Handbücher verteilt ist, werden automatisch zusammengeführt. Keine Informationslücken, kein Sicherheitsrisiko durch unvollständige Antworten.
- Nachvollziehbarkeit: Jede Antwort enthält Kapitel- und Quellenangabe mit Versionsnummer. Mitarbeiter wissen genau, worauf sie sich verlassen, und können die Information im Original nachschlagen.
- Operative Sicherheit: Fragen zur Sendungsannahme, etwa welche Güterarten im Stückgutnetzwerk nicht zugelassen sind, werden vollständig und korrekt beantwortet. Eine unvollständige Antwort, die zu falscher Sendungsannahme führt, gehört der Vergangenheit an.
- Mehrsprachigkeit: Das System unterstützt rund 100 Sprachen, Deutsch und Englisch primär, damit alle Teams im Netzwerk gleichberechtigt Zugang zu Informationen haben.
- Integration ohne Mehraufwand: Das Chat-Widget ist direkt im Emons-Intranet eingebettet. Kein neues Tool, kein neuer Login, keine Schulung für den Zugang selbst. Der Agent kommuniziert in der Sie-Form und im Corporate Design von Emons.
Umsetzung: Vom Kick-off zum Go-Live in 3 Wochen
Emons und octonomy sind pragmatisch gestartet: Anforderungen klar definieren, das System aufbauen, testen und live stellen. Vom ersten gemeinsamen Gespräch bis zum produktiven Einsatz vergingen drei Wochen.
Technisches Setup
Mit dem skalierbaren Expertensystem lassen sich weitere Handbücher, Prozesse und Anwendungsfälle Schritt für Schritt ergänzen. Neue Mitarbeiter arbeiten sich schneller ein, weil sie jederzeit auf verlässliche Antworten zugreifen können. Wachsende Teams bedeuten keinen wachsenden Schulungsaufwand.
Gerade in einem Netzwerk, das sich international weiterentwickelt und in dem regulatorische Anforderungen kontinuierlich steigen, ist das Ziel klar: Wissensqualität und operative Sicherheit skalieren, ohne den Koordinationsaufwand linear zu erhöhen.
Ausblick: Mehr Wissensquellen, mehr Anwendungsfälle
- Kanal: Intranet-Chat-Widget, direkt in der bestehenden Infrastruktur eingebettet
- Systeme: SharePoint mit allen operativen Handbüchern als Wissensquelle
- Wissensquellen: Gefahrguthandbuch, Speditionshandbuch, Fahrerhandbuch, Prozessmanagement- und Packmittelhandbuch sowie ESG- und Compliance-Dokumente
- Rollout-Logik: Standardanfragen zu Gefahrgut, Sendungsvorschriften und operativen Prozessen vollständig automatisieren; komplexe Sonderfälle mit Kontext an interne Experten übergeben
Der Ablauf in vier Schritten: In den ersten zwei Tagen wurden Projektplan und Verantwortlichkeiten festgelegt. In Woche eins folgte der Aufbau des Expertensystems: Wissensbasis erstellen, Handbücher integrieren, KI-Richtlinien definieren. Woche zwei stand im Zeichen der Testphase mit Fokus auf Funktionalität, Usability und Ground-Truth-QA. In Woche drei wurden Key User geschult und das System in der Produktivumgebung live gestellt.
