Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website www.octonomy.ai in der deutschen und der englischen Sprachfassung. Für unsere Auftritte in sozialen Netzwerken und für das Bewerbungsportal gelten die an den betreffenden Stellen genannten ergänzenden Hinweise.

Beim Aufruf unserer Website werden personenbezogene Daten verarbeitet. Welche das sind und zu welchem Zweck sie verarbeitet werden, ergibt sich aus den folgenden Abschnitten. Die Begriffe dieser Erklärung verwenden wir so, wie Art. 4 DSGVO sie bestimmt.

Das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät und der Zugriff auf bereits dort gespeicherte Informationen erfolgen nur mit Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG. Ausgenommen sind Informationen, die für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); das betrifft die in Ziff. 6 als solche gekennzeichneten Cookies.

• 25 TDDDG erfasst nicht nur Cookies. Einzelne der in Ziff. 6 genannten Dienste legen Angaben auch im Local Storage Ihres Browsers ab. Für diese Speicherung gilt dasselbe.

Die anschließende Verarbeitung der auf diesem Weg erhobenen Daten ist eine eigenständige Verarbeitung. Sie stützt sich bei den Analyse- und Werbediensten auf Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Wir setzen das Einwilligungswerkzeug Real Cookie Banner ein. Es zeigt Ihnen die eingesetzten Dienste an, holt Ihre Einwilligung ein und dokumentiert sie. Gespeichert werden dabei Ihre Auswahl, ein Zeitstempel, die aufgerufene Seite, die Bildschirmgröße sowie eine Prüfsumme Ihrer IP-Adresse. Diese Angaben verlassen unseren Server nicht.

Sie können jede erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Rufen Sie dazu die Privatsphäre-Einstellungen über den Link im Fußbereich jeder Seite auf. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Ihre Entscheidung im Einwilligungsbanner wird zusätzlich als Signal an die eingesetzten Google-Dienste übermittelt (Google Consent Mode). Das Signal steuert, ob diese Dienste Cookies setzen dürfen und in welchem Umfang sie Daten verarbeiten. Liegt keine Einwilligung vor, wird das Signal „denied“ übertragen.

Beim Aufruf unserer Website werden vom Server automatisch folgende Daten erhoben und in Logdateien gespeichert: IP-Adresse des anfragenden Geräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Meldung über den erfolgreichen Abruf, Browsertyp und -version, Betriebssystem und die zuvor besuchte Seite.

Zweck ist die Auslieferung der Website, die Gewährleistung der Systemsicherheit und die Aufklärung von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in dem genannten Zweck.

Wir löschen die Logdateien, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Sind Einträge zur Aufklärung eines Angriffs erforderlich, bewahren wir sie bis zum Abschluss der Aufklärung auf.

Damit die Website in der von Ihnen gewählten Sprache ausgeliefert wird, speichern wir Ihre Auswahl in einem Cookie, das mit dem Schließen des Browsers endet. Näheres in der Übersicht unter Ziff. 6.

Die Website wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland betrieben. Hetzner verarbeitet die dabei anfallenden Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Namensauflösung für unsere Domain erfolgt über Amazon Route 53, einen Dienst der Amazon Web Services EMEA SARL.

Wenn Sie uns über ein Formular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages gerichtet ist. In allen anderen Fällen ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung Ihrer Anfrage. Wir löschen die Daten, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Unsere Formulare, die Anmeldung zu Webinaren und der Bezug von Downloads laufen über HubSpot. HubSpot verarbeitet die dabei anfallenden Daten als Auftragsverarbeiter für uns; die Speicherung erfolgt in der Instanz EU1 mit Serverstandort in Deutschland. Nutzungs- und Analysedaten werden nach Angaben des Anbieters zusätzlich in die Vereinigten Staaten übermittelt; Grundlage ist Art. 45 DSGVO.

Setzen Sie einen Haken für den Bezug unseres Newsletters, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder Nachricht abbestellen.

Auf unserer Webinarseite binden wir die Plattform Contrast ein. Beim Abspielen einer Aufzeichnung werden Daten an den Anbieter übermittelt. Die Einbindung erfolgt erst nach Ihrer Einwilligung. Näheres in der Übersicht unter Ziff. 6.

Die folgende Übersicht führt sämtliche Dienste, die auf dieser Website eingebunden sind. Die als einwilligungspflichtig ausgewiesenen Dienste werden erst geladen, nachdem Sie im Einwilligungsbanner zugestimmt haben.

Die Erhebung der Ereignisdaten auf unserer Website und ihre Übermittlung an Meta erfolgen in gemeinsamer Verantwortlichkeit von uns und Meta Platforms Ireland Limited nach Art. 26 DSGVO. Grundlage ist das Controller Addendum, das Bestandteil der Meta Business Tools Terms ist.

Wesentlicher Inhalt dieser Vereinbarung: Wir sind dafür verantwortlich, Sie über die gemeinsame Verarbeitung nach Art. 13 und 14 DSGVO zu informieren. Meta ist dafür verantwortlich, Ihre Rechte nach Art. 15 bis 20 DSGVO hinsichtlich der nach der Übermittlung bei Meta gespeicherten Daten zu erfüllen. Die Angaben zu Meta nach Art. 13 Abs. 1 lit. a und b DSGVO, die Rechtsgrundlagen, auf die Meta sich stützt, und die Wege zur Ausübung Ihrer Rechte gegenüber Meta finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Meta unter facebook.com/privacy/policy/. Sie können Ihre Rechte unmittelbar gegenüber Meta geltend machen. Das Controller Addendum ist unter facebook.com/legal/controller_addendum abrufbar.

Die gemeinsame Verantwortlichkeit ist auf die Erhebung und die Übermittlung beschränkt. Die anschließende Verarbeitung durch Meta erfolgt in alleiniger Verantwortung von Meta. Übermittelt werden Angaben aus dem HTTP-Header einschließlich Browser- und Spracheinstellung, das ausgelöste Ereignis und von Ihnen betätigte Schaltflächen sowie Online-Kennungen einschließlich Ihrer IP-Adresse und, soweit vorhanden, von Meta vergebener Kennungen.

Klicken Sie in ChatGPT auf eine unserer Anzeigen, hängt OpenAI der aufgerufenen Adresse unserer Website eine Klickreferenz an. Der Pixel speichert diese Referenz sowie eine Browserkennung in den Cookies __oppref und __obref auf Ihrem Endgerät und übermittelt an OpenAI die aufgerufene Seite, das ausgelöste Ereignis, den Zeitpunkt sowie technische Angaben zu Ihrem Browser und Endgerät.

OpenAI verarbeitet diese Angaben als eigenständig Verantwortlicher und verwendet sie auch zur Optimierung der Auslieferung von Anzeigen. Die Funktion „Automatic Advanced Matching“, mit der der Pixel Angaben aus Formularen ausliest und in gehashter Form überträgt, setzen wir nicht ein.

OpenAI ist nicht nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Übermittlung in die Vereinigten Staaten erfolgt daher auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Eine Kopie der Garantien können Sie unter den in Ziff. 1 genannten Kontaktdaten anfordern.

Clarity zeichnet Ihre Sitzung auf und stellt die Nutzung in Heatmaps dar. Erfasst werden dabei Mausbewegungen, Scroll- und Klickverhalten sowie der Seitenaufbau. Eingaben in Formularfeldern und Auswählen in Auswahlmenüs sind nach Angaben des Anbieters in jeder Konfiguration maskiert und werden nicht an Clarity übertragen.

Aufzeichnungen stehen nach Angaben des Anbieters 30 Tage zur Verfügung; als Favorit markierte Aufzeichnungen, eine Stichprobe und die Heatmaps bis zu neun Monate.

Beide Dienste ordnen die IP-Adresse, über die unsere Website aufgerufen wird, einem Unternehmen zu. Zweck ist die Ansprache von Unternehmen, die sich für unser Angebot interessieren.

Leadfeeder übermittelt dabei nicht nur die IP-Adresse. Übertragen werden außerdem die Adresse und der Titel der aufgerufenen Seite, die zuvor besuchte Seite, eine von Leadfeeder vergebene Kennung, die Kennung des Google-Analytics-Cookies und die Kennung des HubSpot-Cookies. Ihr Besuch kann damit einem Eintrag in unserem Kundenverwaltungssystem zugeordnet werden. Wir setzen Leadfeeder deshalb nur nach Ihrer Einwilligung ein.

Unter trust.octonomy.ai betreiben wir ein Trust Center. Es läuft auf der Plattform von Vanta und ist von der Startseite verlinkt. Rufen Sie es auf, werden die auf der Domain octonomy.ai gesetzten Cookies mitübertragen, weil sie für alle Unterdomains gelten.

Empfänger Ihrer Daten sind die in Ziff. 6 genannten Anbieter sowie unsere Dienstleister in den Bereichen Hosting, IT-Betrieb, Personalverwaltung, Steuer- und Rechtsberatung. Soweit diese Dienstleister für uns als Auftragsverarbeiter tätig sind, geschieht dies auf Grundlage von Verträgen nach Art. 28 DSGVO.

Einzelne Empfänger verarbeiten Daten außerhalb der Europäischen Union. Die Grundlage der Übermittlung unterscheidet sich je Empfänger:

Der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 zum EU-US Data Privacy Framework wirkt nur zugunsten derjenigen Stellen, die im Teilnehmerregister des US-Handelsministeriums aktiv geführt werden. Den in der Tabelle angegebenen Registerstatus haben wir am 13. September 2026 abgefragt.

Soweit eine Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln gestützt ist, können Sie eine Kopie der Garantien unter den in Ziff. 1 genannten Kontaktdaten anfordern.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Die Laufzeiten der eingesetzten Cookies sind in Ziff. 6 angegeben. Daten aus Anfragen und Vertragsverhältnissen bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf; diese betragen nach § 147 AO und § 257 HGB sechs beziehungsweise zehn Jahre. Danach löschen wir die Daten.

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
• Widerruf einer erteilten Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Widerspruchsrecht: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Ferner haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Behörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, treffen wir nicht (Art. 22 DSGVO).

Die Nutzung unserer Website setzt die Angabe personenbezogener Daten nicht voraus, soweit Sie in die einwilligungspflichtigen Dienste nicht einwilligen. Für die Bearbeitung einer Anfrage oder den Abschluss eines Vertrages benötigen wir die im jeweiligen Formular als Pflichtangabe gekennzeichneten Daten. Ohne diese Angaben können wir die Anfrage nicht bearbeiten.

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust und unbefugten Zugriff zu schützen. Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und unserem Server ist durchgängig verschlüsselt (TLS).

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Verarbeitung ändert. Es gilt jeweils die auf dieser Seite abrufbare Fassung. Das eingangs genannte Datum weist den Stand aus.