KI-Expertensystem für Ihr Unternehmen

Aus verfügbarem Wissen wird ein digitales Expertenteam. Verwandeln Sie das Fachwissen Ihrer Organisation in ein digitales Expertenteam – verfügbar rund um die Uhr, in konstanter Qualität und direkt in Ihren bestehenden Prozessen.

Das KI-Expertensystem von octonomy bündelt das Know-how Ihrer Expert:innen in einem zentralen System. Es versteht komplexe Anfragen, zieht Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammen (Dokumentation, ERP, Tickets, Wissensdatenbanken) und liefert in Sekunden nachvollziehbare, qualitätsgesicherte Antworten und Handlungsempfehlungen.

40%

schnellere Bearbeitung komplexer Servicefälle

50%

weniger Zeit für Informationsrecherche

Was das KI-Expertensystem von octonomy besonders macht

Sichern Sie sich Ihren Wettbewerbsvorteil

  • Agentisches Expertensystem: Mehrere spezialisierte KI-Agenten arbeiten wie ein digitales Expertenteam zusammen.
  • Strukturierte Analyse statt Freitext: Anfragen werden analysiert, Wissen gezielt recherchiert und Ergebnisse geprüft.
  • Quellenbasiert & regelkonform: Antworten entstehen ausschließlich aus freigegebener Dokumentation und Richtlinien.
  • Fachliche Wissenshierarchien: Klare Konzepte und Strukturen reduzieren Halluzinationen auf ein Minimum.
  • Skalierbares Expertenwissen: Gleiche, konsistente Qualität – unabhängig von Person, Zeit oder Standort.

Warum Chatbots in kritischen Szenarien versagen:

  • Einzelmodell ohne Rollenverständnis: Keine Trennung von Analyse, Recherche und Bewertung.
  • Antworten aus Wahrscheinlichkeiten: Plausibel klingend, aber fachlich oft nicht belastbar.
  • Kein verlässlicher Quellenbezug: Aussagen sind schwer nachvollziehbar oder nicht auditierbar.
  • Hohe Halluzinationsgefahr: Besonders kritisch bei komplexen oder sicherheitsrelevanten Themen.
  • Wissen bleibt unsystematisch: Keine echte Abbildung von Expertenlogik oder Entscheidungswegen.
In 10 Tagen vom Dokumenten-Wirrwarr zum Expertensystem mit messbarem Business-Impact.

Wie wir Sie unterstützen können

Weniger manuelle Recherchezeit

Ihre Mitarbeitenden verbringen weniger Zeit mit Suchen, Scrollen und Nachfragen – und mehr Zeit mit wertschöpfenden Aufgaben:

  • Fachliche Fragen werden über Chat in Sekunden beantwortet – inklusive Quellenstelle.
  • Komplexe Dokumente (Prozesshandbücher, technische Dokus, Richtlinien) werden „on the fly“ durchsuchbar.
  • Rückfragen an Expert:innen reduzieren sich spürbar.

Weniger Eskalationen

Wissen parkt nicht länger in einzelnen Köpfen, sondern steht allen in konsistenter Qualität zur Verfügung:

  • Einheitliche Antworten für alle Teams (Support, Vertrieb, Operations, Field Service etc.).
  • Klar definierte Eskalationslogik: Wann reicht das System, wann braucht es einen Menschen?
  • Experten werden entlastet, da Wiederholungsfragen vom System beantwortet werden.

Kürzere Durchlaufzeiten

Antworten auf komplexe Fragen werden in Sekunden statt in Minuten oder Stunden bereitgestellt – inklusive Quellenangaben:

  • Zusammenführung von Informationen aus DMS, ERP, Ticket-System und Wissensdatenbank.
  • Strukturierte Darstellung von Diagnose, Optionen und empfohlenen nächsten Schritten.
  • Ideal für kritische Prozesse: Entscheidungen werden schneller und zugleich besser dokumentiert.

Höhere Prozessqualität

Standardisierte, dokumentierte Schritte reduzieren Fehler und schaffen eine belastbare Wissensbasis:

  • Jeder Antwortvorschlag kann inkl. genutzter Quellen nachvollzogen werden.
  • Entscheidungen lassen sich später prüfen – hilfreich für Audits & Zertifizierungen.
  • Wissenslücken werden sichtbar: Sie sehen, wo Dokumentation fehlt oder uneindeutig ist.

Lassen Sie sich zeigen, wie viel Expertenwissen Ihre Teams heute jeden Tag neu recherchieren.

Typische Effekte bei unseren Kunden

  • Schnellere Bearbeitung komplexer Anfragen (intern & extern)
  • Entlastung von Expert:innen, die nicht mehr jede Wiederholungsfrage selbst beantworten müssen
  • Stabilere Prozesse und weniger Abhängigkeit von einzelnen Kernpersonen
  • Bessere Kundenerfahrung durch konsistente, belastbare Antworten

Konkrete Produktivitätsbasis: Wissensarbeiter verbringen im Schnitt 20–30 % ihrer Zeit mit Informationssuche – bei 50 Mitarbeitenden mit beispielsweise 80.000 € Vollkosten sind das 800.000–1.200.000 € Produktivitätsverlust pro Jahr. Mit octonomy lassen sich davon konservativ > 25 % direkt heben.

Praxisbeispiel

Windtechnik – Expertensystem für Servicetechniker:innen

Im Bereich Windenergie wurde das KI-Expertensystem von octonomy als Unterstützung für Servicetechniker:innen eingeführt – mit messbaren Effekten:

Ausgangslage

  • Über 50.000 Seiten Dokumentation in ca. 2.000 PDF-Dokumenten (Installations- und Wartungsanleitungen, Fehlertabellen, Schaltpläne).
  • Fehlermeldungen mit Codes, kryptischen Abkürzungen und verstreuten Detailinfos.
  • Servicetechniker:innen mussten diese Informationen zuvor manuell suchen.

Was das Expertensystem heute tut

  • Liest die gesamte Dokumentation ein und baut eine strukturierte Wissensbasis auf.
  • Verknüpft Fehlercodes mit Detailbeschreibungen, betroffenen Komponenten, Positionen in der Anlage und zugehörigen Schaltplänen.
  • Bietet einen Chat-Zugang für Service & Technik.

Eine typische Anfrage lautet:

„Fehler 181 – was ist sofort zu tun?“

Das KI-Expertensystem:

  1. Dekodiert den Fehlercode und identifiziert die betroffenen Komponenten.
  2. Zeigt relevante Ausschnitte aus der Dokumentation (z. B. aus 350+ Seiten Fehlermeldungen).
  3. Leitet Sofortmaßnahmen ab (z. B. Notfallsicherung, Turbine gestoppt, kein Neustart erlaubt).
  4. Stellt einen Diagnoseplan bereit – inklusive geschätzter Dauer, Parametern zur Prüfung und Lösungsansätzen.
  5. Empfiehlt benötigte Werkzeuge und Teile, sodass nichts „im Auto liegen bleibt“ und keine zweite Anreise nötig ist.

Besonders wichtig: Das System verhält sich bewusst nicht wie ein „optimistischer“ generischer Chatbot, der alles bejaht, sondern betont Sicherheitsanforderungen (z. B. keine Arbeiten im aktiven System, Hauptschalter ausschalten).

Ergebnis
  • Die Anreisehäufigkeit wurde von 6 auf 3 Einsätze im Schnitt halbiert – eine Reduktion um bis zu 50 %.
  • Stillstandszeiten der Anlagen wurden deutlich reduziert.
  • Servicetechniker:innen können sich bereits vor der Abfahrt in die relevanten Pläne & Dokumente einlesen – der Einsatz wird planbarer und effizienter.

„octonomy macht aus jedem Servicetechniker einen Experten – Stillstand wird halbiert, Kosten massiv reduziert.“

Dr. Yousef Farschtschi

Bereichsleitung Zentrale Dienste IT & Digital, BPM, ISM, ERM | Prokon eG

Zentrale Anwendungsfälle

Kundensupport & Service

Agent Assist

Unterstützung von Service- und Support-Teams bei der Beantwortung komplexer Kundenanfragen – inklusive direkt nutzbarer Antwortvorschläge.

Self-Service

Intelligente Portale oder Chat-Lösungen, die Kund:innen bei wiederkehrenden und komplexen Fragen zuverlässig unterstützen – mit Zugriff auf dieselbe Wissensbasis wie Ihr Team.

Eskalationsmanagement

Klare Kriterien, wann Fälle an Menschen übergeben werden – inklusive vollständigem Kontext und Quellen, damit Second-Level schnell einsteigen kann.

Interner Wissenszugang

„Single Source of Truth“ für Fachwissen

Mitarbeitende finden Antworten auf fachliche Fragen (Prozesse, Produkte, Richtlinien) über ein einziges Interface – statt fünf Tools parallel zu öffnen.

Onboarding & Training

Neue Kolleg:innen können Wissen dialogisch „abfragen“, statt sich allein durch Handbücher zu arbeiten. Perfekt für komplexe Produkte und regulierte Bereiche.

Entlastung von Fachexpert:innen

Wiederkehrende interne Rückfragen (z. B. aus Vertrieb, Operations, Compliance) werden automatisch beantwortet – Expert:innen fokussieren auf Spezialfälle.

Fachliche Entscheidungsunterstützung

Schritt-für-Schritt-Empfehlungen

Das System führt Mitarbeitende strukturiert durch komplexe Abläufe – etwa Fehleranalysen, Freigabeprozesse oder Konfigurationen.

Konsistente Entscheidungen

Alle Entscheidungen basieren auf denselben Regeln und Wissensquellen – unabhängig davon, wer gerade zuständig ist.

Dokumentierte Historie

Jede Empfehlung und getroffene Entscheidung kann protokolliert werden – wertvoll für Audits, QS und kontinuierliche Verbesserung.

Integrationen

Octo Worker als virtueller Experte in Ihren Systemen

Octo Worker sind die operativen KI-Agenten Ihres Expertensystems. Sie werden über APIs in Ihre vorhandenen Tools eingebunden und arbeiten dort, wo Ihre Teams ohnehin schon sind:

  • Ticket- & Helpdesk-Systeme (z. B. Jira Service Management, Freshdesk, ServiceNow)

Wissensmanagement & DMS (SharePoint, Confluence, Dateisysteme, Fachanwendungen)

  • CRM- und ERP-Systeme (z. B. Salesforce, SAP, Branchenlösungen)

Mögliche Szenarien:

  • Ein Agent liest automatisch das Ticket, analysiert Kontext & Historie und schlägt Ihrem Team qualitätsgesicherte Antwortentwürfe vor.
  • Ein anderer Agent aggregiert Informationen aus z.B. (PDF-)Dokumentationen oder ERP Systemen, damit eine Entscheidung (z. B. Freigabe, Kulanz, technische Maßnahme) fundiert getroffen werden kann.

Implementierung & Integration

MVP in wenigen Wochen

Go-Live in ca. 10 Tagen für das erste Expertensystem – mit konkreten Ergebnissen ab Tag 1.

  • Start mit einem klar abgegrenzten Use Case (z. B. ein Bereich, ein Produkt, ein Team).
  • Keine langen IT-Großprojekte: das System arbeitet zunächst „nur lesend“ auf vorhandenen Wissensquellen.
Anbindung an bestehende Systeme

Integration in Ihre vorhandene IT-Landschaft, z. B.:

  • Ticket- & Helpdesk-Systeme
  • Wissensmanagement & DMS
  • CRM- und ERP-Systeme
Stufenweiser Rollout

Vom ersten Fachbereich bis zur breiten Nutzung im Unternehmen – das System wächst mit Ihren Anforderungen:

  • Weitere Wissensdomänen
  • Mehrsprachigkeit für internationale Teams
  • Upgrade zu Service Assist (aktive Prozessunterstützung) bis hin zu Autonomous Support (Ende-zu-Ende-Automatisierung).
3 Securitx Logos (GDPR. ISO 9001, ISO 27001)

Sicherheit &
Compliance
Entwickelt in Deutschland

Sicherheit &
Compliance
Entwickelt in Deutschland

  • Datenspeicherung nach europäischen Standards
    Hosting in vertrauenswürdigen Umgebungen (z. B. in Deutschland / EU) mit hohem Sicherheitsniveau.
  • Datenschutz by Design
    Granulare Rollen- und Rechtekonzepte stellen sicher, dass nur auf Informationen zugegriffen wird, die für die jeweilige Person freigegeben sind.
  • Transparente KI
    Nachvollziehbare Entscheidungen, dokumentierte Quellen und klare Monitoring-Mechanismen helfen, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und Vertrauen aufzubauen.

Wissen als Basis für komplexe KI-Prozesse

KI kann nur so gut sein wie die Wissensbasis, auf der sie arbeitet.
Mit dem KI-Expertensystem schaffen Sie das Fundament für:

  • intelligente Assistenzsysteme,

  • teil- und vollautomatisierte Prozesse,

  • und zukünftige autonome KI-Agenten in Ihrem Unternehmen.

Vom Wissenssilo zum digitalen Expertenteam – mit messbarem ROI im ersten Jahr.

FAQ: Häufige Fragen zum KI-Expertensystem

Ein klassischer Chatbot liefert meist einfache Antworten auf vordefinierte Fragen.
Das octonomy KI-Expertensystem:

  • versteht komplexe, mehrstufige Anfragen,

  • greift auf Ihre komplette Wissensbasis und Systeme zu,

  • liefert Antworten mit Quellenangabe und strukturierten Handlungsempfehlungen,

  • arbeitet in einem Multi-Agenten-Team, das Informationen sammelt, prüft und Entscheidungen vorbereitet.

Erste Ergebnisse sehen Sie typischerweise:

  • nach ~10 Tagen mit einem initialen Go-Live für einen klar definierten Use Case,

  • messbare Effekte auf Suchzeiten & Antwortqualität sind ab Tag 1 der Nutzung sichtbar,

  • die Amortisation eines typischen Projekts erfolgt konservativ in unter 3 Monaten.

Für den Start:

  • Bestehende Dokumente (PDFs, Handbücher, Richtlinien, Wissensartikel, Prozessdokumente).

  • Optional: Zugriff auf Tickets, CRM-Informationen oder ERP-Daten, wenn Entscheidungen vorbereitet werden sollen.

Wir starten bewusst mit vorhandenen Inhalten, ohne dass Sie zunächst groß neu schreiben oder migrieren müssen. Wissenslücken werden im Verlauf sichtbar und können zielgerichtet geschlossen werden.

  • Das System arbeitet quellenbasiert und verweist auf die zugrunde liegenden Dokumente.

  • Konzept-Hierarchien sorgen dafür, dass Inhalte fachlich korrekt verknüpft werden, statt „ungefähr passende“ Textpassagen zu raten.

  • In sicherheitskritischen Szenarien (z. B. Windtechnik) werden Warnungen klar hervorgehoben und riskante Handlungen nie „ermutigt“, sondern an definierte Prozesse gebunden.

  • Wo Informationen fehlen, weist das System explizit auf Unsicherheiten hin, statt etwas zu erfinden.

Typischerweise:

  • Fachbereichsleitung (z. B. Service, Technik, HR, Compliance) – definiert Use Cases & Ziele.

  • Wissensträger:innen / Expert:innen – bringen fachliche Anforderungen ein und validieren erste Antworten.

  • IT / Digital / Data – sorgt für Zugriffsrechte, Systemanbindung & Security.

  • Endanwender:innen – nutzen das System und geben Feedback, aus dem das Expertensystem weiter verbessert wird.

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